اصول روابط‌عمومی

هدف اصلی روابط عمومی:

تفاهم و اعتمادسازی با مخاطبان سازمان

کار اصلی روابط عمومی:

روابط‌عمومی باید نسبت به افکار عمومی آگاهی داشته باشد. در واقع اصلی‌ترین و مهمترین کار روابط‌عمومی ایجاد حلقه اتصال بین مردم و مسوولان سازمان است. در حالی که هدف اصلی روزنامه‌نگاری و خبرنویسی اطلاع‌رسانی از رویدادهای یک سازمان است.

هدف اصلی تبلیغات:

برطرف‌کردن منافع سازمان، تامین منافع تبلیغ‌گر

هدف اصلی روابط عمومی تفاهم با مخاطبان و ایجاد اعتماد و اطمینان میان مخاطبان سازمان با سازمان به منظور مشارکت آنها (مخاطبان) در برنامه‌های سازمان است.

روابط عمومی ضمن اطلاع‌رسانی منافع سازمان را نیز تامین کرده و در جهت ایجاد تفاهم و ارتباط قدم برمی‌دارد.

ابزارهای روابط‌عمومی موفق:

ابزار خبری برای اطلاع‌رسانی است. اما ابزارهایی که در یک روابط‌عمومی می‌توان از آنها استفاده کرد عباتند از:

•  تیزرهایی که به رادیو و تلویزیون داده می‌شود.

•  بروشور

•  نظرسنجی

•  برگزاری نمایشگاه‌های عکس، پوستر، ...

•  بیلبورد

•  فیلم

هدف اصلی تبلیغات در روابط‌عمومی تفاهم با مخاطب، اعتمادسازی و اطمینان‌سازی به‌منظور جلب مشارکت مخاطبان سازمان در برنامه‌های سازمان است.

روابط‌عمومی موفق باید:

•  با مدیریت در تماس باشد.

•  با کارکنان در تماس باشد.

•  با افکارعمومی در تماس باشد.

•  رابطه خوبی با رسانه‌ها داشته باشد.

روابط‌عمومی موفق باید بتواند:

•  دیدگاه‌های درون سازمان را به اطلاع مدیریت برساند.

•  دیدگاه‌های برون سازمان را به اطلاع مدیریت برساند.

•  دیدگاه‌های مطبوعات را به اطلاع مدیریت برساند.

مخاطب در روابط‌عمومی:

•  مخاطبان درون‌سازمانی و برون‌سازمانی:

•  مخاطبان درون‌سازمانی: مشاوران، مدیران، روسا، کارمندان، خانواده‌های کارمندان، کارکنان حوزه روابط‌عمومی، مدیران و کارمندان سازمان که به‌طور مستقیم با سازمان مرتبط هستند.

•  مدیران و مشاوران سازمان:

روابط‌عمومی باید دیدگاه‌های موجود در محتوای رسانه‌ها، افکار عمومی جامعه و درون‌سازمان را نسبت به عملکرد سازمان و وضع روحی و علاقه‌مندی کارکنان به اهداف سازمانی را به دلیل موثربودن نظر آنها در تصمیم‌گیری‌ها و سیاست‌گذاری‌ها به آگاهی این گروه برساند.

- کارکنان سازمان و خانواده‌های آنها:

روابط‌عمومی باید اهداف و سیاست‌های سازمان را به‌منظور کسب تفاهم بیشتر کارکنان و مشارکت شایسته و مناسب آنها در برنامه‌ها از راه‌های مختلف نظیر: برگزاری نشست‌ها و مناسبت‌ها، انتشار نشریه داخلی و بروشور و اطلاع‌رسانی از طریق سایت سازمان به آگاهی کارکنان برساند.

- مخاطبان کارکنان روابط‌عمومی:

مدیر روابط‌عمومی باید ضمن تشریح برنامه‌های سازمان و روابط‌عمومی زمینه مشارکت مناسب تمامی کارکنان روابط‌عمومی در فعالیت‌ها را فراهم آورد.

•  برون‌سازمانی:

•  مردم:

روابط‌عمومی‌ها باید به وسیله ابزارها و فنون ارتباطی از دیدگاه‌های موجود نسبت به سازمان آگاه و اهداف و برنامه‌های خود را نیز از راه‌های مختلف به‌ویژه رسانه‌های ارتباط‌جمعی به آگاهی مردم برساند.

•  سازمان‌های همکار و مشابه:

روابط‌عمومی باید از طریق بررسی محتوای رسانه‌ها، حضور در گردهمایی‌ها و نمایشگاه‌ها از برنامه‌‌ها، خدمات، کالاها و نقاط قوت و ضعف سازمان‌های مرتبط و مشابه با سازمان خود، آگاهی یافته و مراتب را به آگاهی مدیران و کارکنان برساند.

•  نخبگان، استادان و پژوهشگران و متخصصان و گروه‌های مرتبط با فعالیت سازمان:

روابط‌عمومی باید ضمن بررسی آثار و گفته‌های این افراد که دارای نفوذ فراگیری بین افراد و گروه‌های مرتبط با فعالیت سازمان‌اند، دیدگاه‌های آنان را به درون سازمان انتقال دهد تا بخش‌های مختلف از آن استفاده کرده و از کاستی‌های موجود در سازمان‌ها بکاهند،‌نقاط قوت را تقویت کرده فعالیت‌های جدیدی را نیز آغاز کنند.

•  رسانه‌های ارتباط جمعی:

روابط‌عمومی باید با ارایه اخبار، اطلاعات، تفسیر و تشریح اهداف و برنامه‌ها و عملکرد سازمان به رسانه‌ها حضور فعال خود را در جامعه به‌طور مستمر نشان دهد تا جامعه به مرور با آن آشنا شود. از این رو به روزرسانی مطالب سایت سازمان‌ها ضروری است.

•  گروه‌های اصلی، ثانوی و حاشیه‌ای:

•  گروه‌های اصلی:

از نظر سازمان بااهمیت‌ترین و تعیین‌کننده‌ترین گروه هستند. زیرا می‌توانند «یاری‌کننده» و یا «بازدارنده» باشند و سازمان به نظر مساعد و پشتیبانی و حمایت آنها برای پیشرفت امور نیاز دارد.

•  گروه‌های ثانوی:

با توجه به سیاست‌ها و برنامه‌های سازمان و شرایط زمانی و مکانی واجد اهمیت می‌شوند.

•  گروه‌های حاشیه‌ای:

در کمترین حد اهمیت قرار دارند و تنها در مواقع خاصی به آنها توجه می‌شود و سازمان در برنامه‌های کلان و راهبردی خود به آنها توجه می‌کند.

•  گروه‌ها و مخاطبان کنونی و مخاطبان آینده:

•  مخاطبان کنونی:

کارکنان سازمان، مصرف‌کنندگان محصولات و خدمات و خبرنگاران، مخاطبان کنونی هستند.

•  مخاطبان آینده یا مخاطبان هدف:

دانش‌آموزان، دانشجویان، کارشناسان جوان و دارندگان ظرفیت‌های بالقوه مصرف محصولات و خدمات سازمان‌ها، مخاطبان آینده یا مخاطبان هدف سازمان هستند که به‌تدریج به‌صورت گروه‌های مرتبط با سازمان درمی‌آیند.

هیچ سازمانی به‌صورت دایمی و مستمر با گروه‌ها و مخاطبان خاص سروکار ندارد. پویایی و دگرگونی‌های اجتماعی یک ضرورت است زیرا مدام گروه‌های قدیمی از دایره منافع مادی و معنوی حال و آینده سازمان خارج می‌شوند.

سازمان‌های پیشرو همواره نگاهشان به دوردست‌هاست و به مخاطبان و گروه‌های جدید می‌اندیشند.

•  گروه‌های موافق، مخالف و بی‌طرف:

•  گروه‌های موافق:

محتوای برنامه‌های ارتباطی سازمان با گروه‌های موافق باید به‌گونه‌ای باشد که استمرار حمایت و تداوم ذهنیت موافق آنها به سازمان را تقویت کند.

•  گروه‌های مخالف:

محتوای برنامه‌های ارتباطی و رسانه‌ای سازمان با گروه‌های مخالف باید اقناعی و ترغیبی باشد تا نگرش آنها به سازمان تغییر کند.

•  گروه‌های بی‌طرف:

برای گروه‌های بی‌طرف باید برنامه‌های ارتباطی تدارک دید تا بتوان آنها را به گروه موافقان و حامیان سازمان پیوند داد.

فنون و ابزارهای ارتباطی در دسترس روابط‌عمومی:

•  خبر

•  گزارش

•  اطلاعیه

•  بیانیه

•  آگهی یا رپورتاژآگهی

•  عکس

•  فیلم‌های مستند و...

•  پوستر

•  بروشور (مکتوب و دیجیتال)

•  بنر

•  بیل‌بورد

•  تلویزیون‌های خیلی بزرگ میادین (تلویزیون شهری- Screen Board )

13- بولتن:

الف- خبری (بریده جراید و روزنامه‌ها و...)

ب- تصویری ( CD و...)

ج- تلویزیونی

14- گزارش عملکرد (سه‌ماهه، شش ماهه، سالانه، گزارش عملکرد در مقاطع مختلف)

15- برگه‌های لایی (در پیک‌ها یا لابه‌لای صفحات روزنامه)

16- مجله ویدویی ( Multi Media ، معرفی سازمان، گفتگو و مصاحبه و...)

17- پیامک ( SMS )

18- Bluetooth

19- M.Book ( Mobile Book - نرم‌افزارهای تلفن‌همراه که می‌توان به کمک آنها یک کتاب بزرگ را روی موبایل سوار و استفاده کرد.)

20- بانک‌های اطلاعاتی تخصصی و عمومی

21- تلفن گویا

22- پست الکترونیک ( E-Mail )

23- نظرسنجی اینترنتی

24- صندوق انتقاد و پیشنهاد (سنتی،‌ دیجیتالی، صوتی)

25- نشریه:

الف- درون‌سازمانی

ب- عمومی

ج- علمی

26- مصاحبه:

الف‌- عمومی (نشست‌های خبری)

ب- اختصاصی (مصاحبه ریاست سازمان با یک خبرنگار)

27- دیدارهای مدیران:

الف- با کارکنان

ب- با نخبگان

ج- با متخصصان و...

28- سفر مطبوعاتی

29- حمایت از برنامه‌های عام‌المنفعه،‌ نیکوکاری، ورزشی

30- همایش:

الف- برگزاری همایش

ب- شرکت در همایش

ج- مشارکت در برگزاری همایش

31- نمایشگاه:

الف- حضور

ب- برگزاری

ج- مشارکت در برگزاری

روابط‌عمومی الکترونیکی:

امروزه با توجه به تحولات چشمگیر در عرصه فناوری‌های نوین اطلاعاتی و ارتباطی روابط‌عمومی برای اطلاع‌رسانی و تفاهم و متقاعدسازی مخاطبان می‌بایست از ابزارهای مرتبط با این فناوری‌ها به‌منظور تحقق روابط‌عمومی الکترونیک استفاده کند.

تعریف روابط‌عمومی الکترونیک:

به روابط‌عمومی‌ای گفته می‌شود که ضمن به‌کارگرفتن فناوری‌های جدید ارتباطی و اطلاعاتی ( ICT ) و سیستم‌های ارتباطی و اطلاع‌رسانی، خدمات خود را منطبق با خواسته‌ها و نیاز‌های مخاطبان به‌صورت لحظه‌ای و Online ارایه نماید.

دلایل ضرورت تحقق روابط‌عمومی الکترونیک در سازمان‌ها:

1- افزایش حجم اطلاعات مورد تقاضای مخاطبان سازمان

2- افزایش خدمات قابل ارایه سازمان‌ها به مردم

3- تاکید بر ارتباطات دو سویه در جوامع

4- تاکید همگان بر افزایش سرعت اطلاع‌رسانی

5- ارتباط مستمر رسانه‌ها با سازمان‌ها که از طریق روابط‌عمومی انجام می‌شود.

برخی ویژگی‌های روابط‌عمومی الکترونیک:

•  افزایش سرعت در انتقال اطلاعات

•  اطلاع‌رسانی به‌صورت 24 ساعته و 7 روز هفته (24*7). یعنی اطلاع‌رسانی مستمر،‌ شبانه‌روزی،‌ به کمک اینترنت و تلفن گویا و SMS .

•  روابط‌عمومی سنتی بیشتر برای پاسخگویی به روزنامه‌نگاران ساخته شده است؛ اما امروزه در جامعه اطلاعاتی سیطره روزنامه‌نگاری به شکل سنتی از بین رفته است. بنابراین دیگر مخاطبان روابط‌عمومی‌ها صرفا روزنامه‌نگاران نیستند.

•  روابط‌عمومی الکترونیک مخاطب‌گرا است.

•  روابط‌عمومی الکترونیک باید پاسخگوی همه مخاطبان (حتی یک نفر) هم باشد.

برخی وظایف روابط‌عمومی الکترونیک:

•  ساده‌سازی نحوه ارایه خدمات به عموم مخاطبان

•  تسهیل در دسترسی مخاطبان به اطلاعات سازمان

•  بهبود پاسخگویی و اطلاع‌رسانی

•  افزایش کارایی سازمان و حذف برخی لایه‌های زاید

•  کاهش هزینه‌ها و کاهش رفت‌وآمد

چاپ فرم